La Politique s’applique au sein de la personne morale LUXINNOVATION GIE (ci-après dénommée « Luxinnovation » ou la « Personne morale »), immatriculée sous le numéro C16 au Registre du Commerce de Luxembourg. Son siège social est situé au 5, Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 ESCH-sur-ALZETTE.
Elle a pour objet de fournir des informations et d'indiquer les modalités de collecte, de traitement et de suivi des signalements internes et externes effectués de bonne foi par le déclarant.
La présente Politique est applicable à compter du 01/12/2023. L'Employeur se réserve le droit de modifier et d'amender le contenu de la présente Politique à tout moment.
Cette politique est disponible pour les collaborateurs de Luxinnovation sur l'intranet (https://intranet.Luxinnovation.lu/) et, pour les contacts Luxinnovation, sur le site internet (www.Luxinnovation.lu ).
1. Definitions
Terme | Definition |
Personnes autorisées | Personnes mandatées par Luxinnovation pour recevoir et traiter les violations signalées. Leur identité sera communiquée au personnel par email à chaque nouveau rendez-vous. |
Violations | Actes ou omissions illégaux ou contraires à l’objet ou au but du droit national ou aux dispositions directement applicables du droit de l’UE. |
Rapports externes | Toute communication, orale ou écrite, d’informations sur les violations à l’autorité compétente. |
Facilitateur | Personne physique qui assiste un déclarant dans le processus de signalement, dans un contexte professionnel et dont l'assistance doit être confidentielle. |
Information relative aux violations | Informations, y compris des soupçons raisonnables, sur des violations réelles ou potentielles, survenues ou susceptibles de se produire dans l'organisation dans laquelle la personne déclarante travaille ou a travaillé ou dans une autre organisation avec laquelle la personne déclarante est ou a été en contact par l'intermédiaire de son travail et sur les tentatives visant à dissimuler de telles violations. |
Rapport interne | Communication orale ou écrite d’informations sur les violations au sein de la Personne morale. |
Personne concernée
| Personne physique ou morale mentionnée dans le rapport ou la divulgation publique comme la personne à qui la violation est attribuée ou avec laquelle cette personne est associée. |
Divulgation publique | La mise à disposition d’informations sur les violations dans le domaine public. |
Rapport ou signalement | La communication orale ou écrite d’informations sur les violations. |
Déclarant | Toute personne physique qui signale ou divulgue publiquement des informations sur des manquements collectées dans le cadre de ses activités professionnelles. |
Représailles | Tout acte ou omission, direct ou indirect, qui se produit dans un contexte lié au travail, est motivé par un signalement interne ou externe ou par une divulgation publique et qui cause ou peut causer un préjudice injustifié à la personne qui le signale. |
Contexte lié au travail | Activités professionnelles actuelles ou passées dans le secteur public ou privé par lesquelles, quelle que soit la nature de ces activités, des personnes obtiennent des informations sur des violations et dans le cadre desquelles ces personnes pourraient subir des représailles si elles signalaient ces informations. |
2. Dispositions générales – Principes
Une personne déclarante peut être un employé actuel ou ancien, mais également un candidat, un stagiaire (rémunéré ou non), un bénévole, un travailleur indépendant, un dirigeant ou un cadre, ainsi que toute personne travaillant pour des entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs.
La personne qui signale les violations doit signaler les violations de bonne foi, c'est-à-dire qu'elle doit avoir « des motifs raisonnables de croire que les informations sur les violations signalées étaient véridiques au moment de la déclaration » (article 4 de la loi). Toute la législation nationale est couverte.
Les informations communiquées doivent avoir été collectées licitement, dans le respect des dispositions légales en vigueur.
Les informations sur les violations doivent être signalées et seront traitées conformément à l’article 4 de la présente Politique.
Les personnes souhaitant signaler des violations sont encouragées à donner la priorité au signalement interne au sein de l’entité juridique avant tout signalement externe à une autorité compétente.
Les problèmes individuels impliquant des membres du personnel ne sont pas traités dans le cadre de la présente Politique et sont traités séparément par le service des ressources humaines (veuillez contacter le personnel concerné).
Veuillez noter que Luxinnovation a une politique distincte en matière de harcèlement moral et sexuel. Toute personne qui estime avoir été victime ou témoin d'actes de harcèlement moral ou sexuel au sein de Luxinnovation est encouragée à le signaler, dans le cadre de cette politique distincte, à la Direction des Ressources Humaines ou à la Délégation du Personnel.
3. Devoir de garantie et confidentialité
3.1. Les canaux de signalement internes prévus à l'article 4 de la Politique sont conçus, établis et gérés de manière sécurisée ce qui garantit la stricte confidentialité de l'identité du Déclarant ainsi que de tout tiers mentionné dans le signalement et de toutes les informations et données contenues dans le rapport.
L’ensemble de la procédure décrite à l’article 4 de la présente Politique sera menée de manière confidentielle, objective et impartiale.
Les personnes intervenant dans cette procédure s'engagent scrupuleusement à respecter la confidentialité des informations et données portées à leur connaissance. Ne pas le faire peut entraîner des mesures disciplinaires.
3.2. L'identité de l'auteur du signalement, y compris toute information permettant de déduire directement ou indirectement l'identité de ce dernier, ne peut être divulguée sans l'accord exprès de ce dernier à des personnes autres que les membres du personnel habilités et compétents prévus. à l'article 4 de la Politique.
Par dérogation à l'alinéa précédent, l'identité de l'auteur du signalement et toute autre information mentionnée à l'alinéa précédent peuvent être divulguées lorsque cela constitue une obligation nécessaire et proportionnée imposée par la loi modifiée du 8 juin 2004 relative à la liberté d'expression dans les médias ou par le droit de l'Union européenne dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires, notamment en vue de sauvegarder les droits de la défense de la personne concernée.
4. Procédure à suivre en cas de signalement interne
La procédure de reporting interne décrite ci-après s'applique à l'ensemble des salariés de Luxinnovation ainsi qu'aux personnes travaillant sous la supervision et la direction des entrepreneurs, sous-traitants et fournisseurs, à ses entrepreneurs indépendants, à ses actionnaires et aux membres de son administration, de sa direction ou d’organisme de surveillance, ainsi qu'aux anciens salariés, stagiaires rémunérés ou non, bénévoles et candidats.
4.1. Règles de signalement interne des manquements
1. Canal de signalement :
Le manquement doit être signalé dans des termes suffisamment précis.
Le déclarant doit signaler de bonne foi aux personnes compétentes par écrit, signé et daté :
- par email à envoyer à l'adresse suivante whistleblowing@luxinnovation.lu
OU
- par courrier à envoyer à l'adresse postale suivante Luxinnovation GIE – Lanceur d'alerte 5, Avenue des Hauts-Fourneaux L-4362 Esch-sur-Alzette
2. Contenu du rapport
Le rapport comprend au moins les informations suivantes :
- l'identité, la fonction et les coordonnées du déclarant ;
- le sujet du rapport ;
- l'identité de la ou des personne(s) concernée(s) par le signalement ;
- une description précise et détaillée des faits (dates, témoins, etc.) ;
- toute information ou tout document, sous quelque forme ou sur quelque support que ce soit, susceptible d'étayer le rapport.
3. Rapport anonyme
La personne qui fait le signalement peut émettre un rapport anonyme, bien que les signalements identifiés soient fortement encouragés. Veuillez noter que tous les signalements, même anonymes, doivent être effectués de bonne foi.
Luxinnovation peut accepter les circonstances exceptionnelles justifiant le signalement anonyme et à traiter le signalement.
Si la personne habilitée à recevoir le signalement écrit l'estime suffisamment précis et les circonstances exceptionnelles justifiées, le déclarant anonyme doit être disposé à répondre à toutes questions jugées utiles dans le cadre du traitement du signalement.
A défaut, la Personne Morale ne sera pas obligée de traiter le signalement anonyme.
Si toutes les conditions requises pour un signalement anonyme sont remplies et que toutes les questions supplémentaires sont répondues, le signalement sera traité et suivi de la même manière que les signalements non anonymes.
4. Accusé de réception du rapport
Un accusé de réception du signalement sera adressé au déclarant dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 7 jours ouvrés suivant la réception du signalement.
5. Recevabilité du rapport
Pour permettre à la personne morale de traiter et de suivre le signalement, celui-ci doit être rédigé en termes suffisamment précis. A défaut, le rapport ne permettra pas à l'Employeur de remplir ses obligations et Luxinnovation pourra décider soit de déposer le rapport sans suite, soit de demander des informations complémentaires.
Lorsque le rapport est suffisamment précis, il sera traité conformément au point suivant.
4.2. Traitement et suivi du rapport
1. Mesure(s) de suivi envisagée(s)
Le signalement est transmis aux personnes habilitées (désignées par le comité de direction et dont les noms sont communiqués au personnel de Luxinnovation à chaque nouvelle nomination) qui décideront des mesures à prendre au vu des informations remontées par le déclarant et, le cas échéant, toute information complémentaire recueillie par les personnes habilitées.
Les mesures envisagées pourront notamment comprendre :
- l'orientation du Déclarant vers la personne ou le service approprié au sein de Luxinnovation, en cas d'irrecevabilité (ex. service RH, supérieur hiérarchique, direction, etc.) ;
- la clôture de la procédure, y compris lorsque les éléments rapportés ne permettent pas de conclure à l'existence d'un manquement, en cas de manquement manifestement mineur ne nécessitant pas d'autre suite que la clôture de la procédure, faute de preuves suffisantes ou pour d'autres raisons qui seront précisées au déclarant (la procédure sera clôturée, par exemple, en cas de signalements répétés ne contenant aucune information nouvelle significative par rapport à un signalement précédent) ;
- l'ouverture d'une enquête lorsque les éléments rapportés le nécessitent (veuillez vous référer à l'article 4.2. point 2 de la Politique) ;
- des sanctions à l'encontre du ou des auteurs du manquement lorsque les éléments rapportés sont suffisants à eux seuls pour conclure qu'un manquement a eu lieu (veuillez vous référer à l'article 6 de la Politique) ;
- le renvoi à une autorité compétente pour complément d'enquête, dans la mesure où ces informations ne pourraient pas nuire à l'enquête interne ni porter atteinte aux droits de la personne concernée.
Les informations sur les mesures envisagées ou prises dans le cadre du suivi et sur les raisons de ce suivi doivent être fournies dans un délai raisonnable, et au plus tard dans les 3 mois suivant l'accusé de réception du signalement ou, en l’absence d'accusé de réception, dans un délai de 3 mois à compter de l'expiration d'un délai de 7 jours suivant la réception du rapport.
Le déclarant sera tenu informé régulièrement, et à sa demande raisonnable, de l’avancement du traitement du signalement. Il pourra également être demandé au déclarant de fournir toute information complémentaire jugée nécessaire au traitement du signalement.
2. Enquête
a) Si les éléments rapportés l'exigent et sur décision de la Direction, une enquête sera menée par les personnes habilitées dans les plus brefs délais, en fonction de la disponibilité de toutes les parties et de la complexité du dossier.
A cet égard, selon la situation, la Direction nommera les membres du Comité d'Éthique, constitué de salariés de Luxinnovation, ou un prestataire externe si nécessaire.
Dans le cadre de l’enquête, des entretiens individuels pourront être menés avec les personnes suivantes :
le déclarant ;
le ou les auteurs présumés du manquement ;
le cas échéant, toute personne mentionnée dans le rapport ou toute personne pouvant apporter des éclaircissements sur les faits rapportés (collègues de travail, supérieur hiérarchique, etc.).
Un procès-verbal de chaque entretien sera signé et daté par la personne interrogée et les personnes ayant mené l'entretien.
Ces échanges ont pour objectif de compléter les éventuels documents et informations recueillis pour permettre de prendre une décision sur le manquement signalé.
b) Sur la base des rapports et autres éléments recueillis, le Comité d'Éthique établira son rapport final d'enquête afin de déterminer si le manquement signalé est avéré ou non. Ce rapport sera envoyé à l'avis final externe concerné (juridique, comptable, etc.), avant d'être soumis au Comité de Direction pour décision finale.
Les conclusions de l'enquête, c'est-à-dire si une violation a été établie ou non, seront communiquées à la personne déclarante et au(x) auteur(s) de l'infraction.
Les rapports des entretiens et tous documents et informations recueillis restent strictement confidentiels. Elles pourront, le cas échéant, être transmises à l'autorité compétente à sa demande ou aux tribunaux en cas de litige.
c) Si le manquement est établi, des sanctions appropriées seront prises à l'encontre du ou des auteurs conformément à l'article 6 de la Politique.
Si le manquement n'est pas établi, la procédure est close.
5. Rapport externe à une autorité compétente
Le déclarant peut introduire un signalement externe auprès de l’autorité compétente et conformément aux canaux et procédures de signalement mis en place par l’autorité compétente :
- soit après avoir effectué un rapport interne conformément à la présente Politique ;
- soit directement s'il est impossible de remédier efficacement au manquement en interne ou s'il existe un risque de représailles à l'encontre du Déclarant.
En vertu de la loi, le déclarant est encouragé à privilégier les canaux de signalement internes avant de signaler en externe.
6. Sanctions contre le(s) auteur(s) du manquement
Lorsqu’un manquement est établi, des sanctions appropriées seront prises à l’encontre du ou des auteurs du manquement.
L'auteur du manquement est informé que, selon la nature et l'ampleur du manquement, des poursuites judiciaires, pénales et/ou administratives pourront être engagées à son encontre.
7. Protection du déclarant
1.Le déclarant qui effectue un signalement de bonne foi conformément à la présente Politique et aux dispositions légales en vigueur ne fera pas l’objet de représailles pour les faits signalés.
2. Toutefois, tout signalement qui n'est pas fait de bonne foi, qui contient des informations mensongères ou qui est fait notamment dans l'intention de nuire à Luxinnovation ou de nuire à une personne déterminée pourra faire l'objet de sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement avec effet immédiat.
En outre, conformément à l'article 27, paragraphe 5, de la loi, tout lanceur d’alerte qui a sciemment signalé ou divulgué publiquement de fausses informations peut être passible d'une peine d'emprisonnement pouvant aller de 8 jours à 3 mois et d'une amende comprise entre 1 500 EUR et 1 500 EUR. 50 000.
L'auteur d'une fausse déclaration pourra également être tenu civilement responsable (y compris dans le cas d'une déclaration faite alors que son auteur avait connaissance de la fausseté des informations signalées) et l'Employeur pourra réclamer des dommages et intérêts pour le préjudice subi devant le tribunal compétent.
Rappelons enfin que la personne visée par de fausses accusations bénéficie d’une action personnelle en diffamation ou dénonciation calomnieuse à l’encontre du salarié déclarant.
3. Les mesures de protection prévues au point 1 s'appliquent également aux facilitateurs et aux tiers liés à la personne signalant et qui risquent de faire l'objet de représailles dans un contexte professionnel (par exemple, collègues, proches de la personne signalant).
8. Traitement des données personnelles
1. Tout traitement de données personnelles en vertu de la présente politique et de la loi doit être effectué conformément à :
- le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données, ci-après dénommé « RGPD ») ;
- la loi du 1er août 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel en matière pénale ainsi qu'en matière de sécurité nationale ;
- la Politique RGPD mise en œuvre dans la déclaration de confidentialité de Luxinnovation.
2. Les données personnelles qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d'un rapport spécifique ne seront pas collectées ou, si elles sont collectées accidentellement, seront immédiatement supprimées.
3. Conformément à la loi du 16 mai 2023 et au RGPD, la durée de conservation des documents relatifs à une déclaration de manquement sera déterminée au cas par cas en fonction de la nature du manquement ou de la faute signalée.
Dernière modification : décembre 2023